Önceki yazımızdan, değişim projelerinin başlangıcında oluşan “belirsizlik” ortamının iyi yönetilmesi gerektiğinden bahsetmiştim. Belirsizlik bilgi eksikliğinden kaynaklanır. Yalın Üretim sistemine geçiş süürecinde, işletmede bir dizi değişiklik gerçekleşir. Bu değişiklikler, çalışanlarda bir tedirginlik yaratır. Sonuçta ne olacağına dair bilgi eksikliği söz konusudur.
İş nereye varacak? Çalışanlar nasıl etkilenecek? İşten çıkarılmalar olacak mı? Pek çok soru çalışanların kafasını kurcalar. Kafalar karışıktır. Geleceğe dair bilgiler net değildir. Çalışanlar, yapılan düzenlemelerin ne amaçla yapıldığını ilk anda kestiremezler. Yapılan düzenlemelerin kendilerine fayda mı, zarar mı getireceğini kestiremezler. Kendi aralarında konuşarak, duruma bir açıklık getirme çabasına girerler. Paydos zamanlarında, işe giriş-çıkış zamanlarında; fısıldaşmalar başlar. Çeşitli tahminler yürütülür. Tahminler genellikle olumsuz unsurlar içerir. Kulaktan kulağa söylentiler yayılır. İnsanlar bunlara inanır. Mutsuz olurlar. Motivasyonları düşer.
Çalışanların huzursuzluğu, üretim verimliliğine yansır. İşler yavaşlar. Yalın üretim düzenlemeleri ağır ilerler. Umulmadık engeller, engellemeler ortaya çıkar. Değişim projelerinin en kritik aşaması budur. Projenin başarılı sonıçlanıp sonuçlanmayacağı bu sürecin nasıl yönetildiğine bağlıdır. Yapılması gereken, belirsizliğin tamamiyle ortadan kaldırılmasıdır. Tüm çalışanlara tam bilgilendirme yapılmalıdır.Bu bilgilendirme, projenin başlangıcında, yönetim tarafından yapılmalıdır.
Yalın üretimin ne olduğu, neden uygulanmak istendiği, geçiş sürecinin aşamaları, beklenen faydalar açıkça çalışanlara anlatılmalıdır. Bu bilgilendirmenin, çalışanların anlayacağı şekilde, “yalın” bir anlatımla yapılması gerekir. ( Dilde yalınlık başka yazıların da konusu olacak ) Bilgilendirme, yalnızca projenin başlangıcında değil, her aşamada yapılmalıdır.Bunun yanısıra, projenin başarısı için, çalışanların desteğine ihtiyaç duyulduğu da açıkça belirtilmelidir. Oluşturulacak “Yalın Üretim” sistemi, işletmenize özel olacaktır.
Yalın üretim sistemi genel geçer metotlardan, uygulamalardan oluşmaktadır kuşkusuz. Ancak uygulamadaki pek çok detay sizin, çalışanlarızın oluşturduğu özgün çözümlerden gelecektir. Bu çok doğaldır. İşletmeler canlı organizmalar gibidir. Biri diğerin aynısı hiçbir zaman olmayacaktır. Bu bağlamda, tüm çalışanlarınızın, çözüm önerilerine ihtiyacınız olacaktır.Öneri sisteminizin canlandırılması için tam zamanıdır.
Problem çözme teknikleri konusunda çalışanlarınıza eğitim desteği vermeniz gerekir. Bu konuda abartıya kaçmamak gerekir. Çalışanların kolayca öğrenebilecği ve uygulayabileceği pek çok metot mevcuttur. ( Balık Kılçiğı, Pareto Analizi, Beş Neden Analizi, Önceliklendirme Matrisi gibi ) Ayrıca, yalın üretim kavramını güçlendirmek üzere, bazı temel eğitimlerin de gerçekleştirilmesi gerekir. “5S” bunlardan biridir. Yalın üretim projenizin ilk aşamasında gerçekleştirilmesi gereken önemli bir eğitimdir. Yalın üretim açısından, ilk aşamalarda uygulanması da çok önemlidir. Eğitim programları, bilgilendirmenin yanı sıra, pilot uygulamalar olarak da gerçekleştirilmelidir.
Öneri sisteminin gücünü azımsamayın. İnsanlara fikirlerini sormanın/almanın en iyi yoludur. Önerilerin tamamını değerlendirmek, sonucu ne olursa olsun önerenlere bilgi vermek çok önemlidir. Önerileri serbest bıraktığınız gibi yönlendirmeniz de mümkündür. Belli bir konuda öneriler toplanması için çalışanları yönlendirebilirsiniz. Öneri toplama kutuları iyi bir araçtır.Bilgilendirme toplantıları sırasında toplu öneri toplama seansları daha da etkilidir. Çalışanları öneri vermek konusunda teşvik etmek üzere bazı düzenlemeler yapabilirsiniz. Ayın elemanı, en iyi öneri, en çok öneri veren gibi uygulamalar insanları teşvik etmek için yararlıdır. En önemlisi, her önerinin, incelenmesi ve sonuçlandırılmasıdır. Öneri veren sonuç hakkında mutlaka bilgilendirilmelidir.
Belirsizlik ortamını gidermek için, tam bilgilendirme yapmak ve şeffaflığı korumak gerekir. İnsanları değişimin, projenin, bir parçası haline getirmek için yapılması gereken şeylerden biri, etkin bir öneri sistemi oluşturmaktır.Bunun dışında etkili olan bir yöntem de, çalışanları, takım çalışması konusunda bilgilendirmek ve teşvik etmektir. Değişim projelerinde, sinerji yaratmanın en etkili yollarından biridir. Bunun yanında; belirsiszlik evresinin aşılmasından sonraki, kanıksama ve kabullenme evrelerinin yönetimi konusunda da çok etkilidir.
Takım çalışmasından sonraki yazılarımda da bahsedeceğim. Bu aşamada son olarak, değişime liderlik edecek olan kişiden, yani sizden söz etmek istiyorum. Değişime ne kadar açıksınız?Herkesten önce değişmeye hazır mısınız?
M. Fatih sütçüler