5S, günümüzde sıkça sözü edilen ve de oldukça rağbet gören bir kavram. Yalın üretim çalışmalarının ilk adımını oluşturuyor.

5S seminerlerinde katılımcılarda, daha başlangıçta ilginç tepkiler alıyoruz. Seminer başlangıcında yaptığımız ” 5S nedir? ” anketinde; katılımcıların ortlama %20 sinden “temizlik-tertip-düzen” gibi cevaplar alıyoruz. Diğer katılımcılar ise, ” 5S ” gibi gizemli bir başlığın altında, daha sofistike tanımlar arıyorlar. Ardından “temizlik-tertip-düzen” gibi bir açıklama gelince de biraz hayal kırıklığı yaşıyorlar.

Katılımcıların bu hayal kırıklığını normal karşılıyorum. Çünkü ” temizlik-tertip-düzen ” yaşamın içinde olan kavramlar. Ve hemen herkes tarafından bilinen ve de uygulanan şeylerden bahsediyoruz.

Evlerde temizlik günleri vardır. Bu iş için bir sektör bile oluşmuş durumdadır. Gündelikçi temizlikçiler, temizlik işleri yapan firmalar, işletmelerde temizlik işleri görevlileri vardır. Yaşadığımız alanları, çalıştığımız alanları temizleriz, düzenleriz. Kısacası bu “temizlik-tertip-düzen” konusunda önemli ölçüde çaba gösteririz.

Hal böyle iken, birileri gelir de bize; ” temizlik-tertip-düzen ” den bahseder ve bu konuda kendimizi iyilşetirmemiz gerektiğini söyler. Milletçe temizlik konusunda bir hassasiyetimiz varken, ” temizlik-tertip-düzen ” konusunu anlatmak Japonlara düşer

Bunun cevabı yine günlük yaşamımızda, farkında olmadan kabullendiğimiz varsayımlarda yatmaktadır. ” temizlik-tertip-düzen ” misafir gelmeden önce yapılması gereken işlerdir. İş yerlerimiz için de aynı varsayım geçerlidir. İşletmemize bir misafir ya da denetimci geleceği zaman, hazırlıklar ” temizlik-tertip-düzen ” ile başlar.

Bu yaklaşımın, sosyal yaşamda, önemli bir yansıması bulunmaktadır.; ” Misafir Odası ” konsepti!

“Misafir Odası” , evde, günlük yaşama kapalı bir odadır. Evin en güzel eşyaları oradadır. Bu odaya ev halkının girmesine izin verilmez. Her daim, temiz, tertipli ve düzenli bir odadır. Ev sahibinin içi rahattır. Misafir geldiğinde, bu odada ağırlanacak ve evimizi hep temiz, tertipli ve düzenli olarak hatırlayacaktır. Bu odada, tertip-düzen sürdürülebilir durumdadır. Sürüdürülebilirlik, odaya misafirden başka kimsenin girmesine izin verilmemesiyle sağlanmıştır.

“Misafir Odası” konseptinin gerisinde yatan temel varsayım şudur: ” Bir yaşam alanının sürekli temiz tertipli ve düzenli kalması için günlük yaşamdan ayrılması, yalıtılması gerekir. İçinde günlük yaşamın sürdüğü alanlar temiz, tertipli ve düzenli tutulamaz. ”

Aynı varsayım işletmeler için de kabullenilmiş durumdadır. Üretim telaşının olduğu alan(lar)da, temizlik-tertip-düzen oluşturulması ve korunması olanaksızdır. Bu nedenle; müşteriler ve denetçiler geleceği zaman, temizlik-tertip-düzen için özel çaba harcanır. Bu çalışmalar, çoğu zaman üretim faaliyetine ara verilerek, büyük emeklerle gerçekleştirilir. Misafir odası ortamı yaratılır. Ancak, ziyaretçiler gittikten sonra , oluşturulmuş olan temizlik-tertip-düzen, uzun süre korunamaz. Üretim alanları, kısa sürede, eski alışılmış haline geri döner.

Temizlik-tertip-düzen konusunda, önemli bir sorunumuz bulunmaktadır. Sorun, büyük çabalarla oluşturulan temizlik-tertip-düzen ortamının, sürdürülebilir kılınamamasıdır. ” Yaşamın, üretimin olduğuğu yerde temizlik-tertip-düzen sağlanması ve sürdürülmesi mümkün değildir ” varsayımı bu temel sorunun kökünde yatmaktadır.

5S’in iddiası; üretim alanlarının, üretimin en hızlı zamanlarında bile tertipli ve düzenli tutulabileceği şeklindedir.

5S’in iddiası gerçekçidir.Yalın üretime geçiş için ilk adım, “misafir odası” yaklaşımını terketmektir. İşletmedeki tüm alanların, sürekli “misafir odası” niteliklerine uygun halde tutulmasıdır.

Özetle, 5S modelinin ilk üç adımı olan; SEIRI ( Sıralama, sınıflandırma ) , SEITON ( Basitleştir, düzenle ) , SEISO ( Temizle, Parlat ) adımları ve bu adımlarda yapılması gereken işlerin tamamı çok iyi bildiğimiz ve de gerçekte uyguladığımız şeylerdir.

Sorun, oluşturulan temizlik-tertip-düzen ortamının sürekliliğinin sağlanmasındadır. ( SHITSUKE-Sürdürülebilirlik)

Bu sorun, standartlaştırma için gerekli çaba gösterilmediği için aşılamamaktadır. (SEIKETSU- Standartlaştır)

Bu nedenle çok iyi bildiğimiz temizlik-tertip-düzen kavramı, 5S adı altında bizlere anlatılmakta ve temel sorunlar aşılmaya çalışılmaktadır.

Bu açıdan bakıldığında, 5S sistematiğinin sırrı, standartlaştırma adımında yatmaktadır. Bu adım olmadan sürdürülebilirlik sağlanamamaktadır.

Kaynak israfını önlemenin yollarından biri de, sürdürülebilir temizlik-tertip-düzen ortamı yaratmaktır.

M.Fatih Sütçüler